Océ: il Document Management come leva per la competitività

Océ partecipa alla XIX Tavola Rotonda con il Governo, (Roma, 24-25 novembre 2008) e contribuisce al dibattito ponendo in risalto come una gestione efficace dei flussi documentali migliora la competitività delle aziende e della PA. Océ, leader mondiale del Document Management, accompagna le aziende e gli enti in quel processo d'innovazione necessario a snellire i processi, creare efficienza ed ottimizzare i costi.

La gestione documentale è un'area di operatività spesso trascurata e non percepita dalle aziende come leva per l'innovazione. In realtà i costi per la gestione dei documenti per un'azienda variano tra l'1% ed il 3% del suo fatturato; è sufficiente considerare che il budget IT del 69% delle aziende italiane non supera l'1,5% del fatturato per comprendere la rilevanza del tema. Considerando che per 1$ speso nella stampa dei documenti altri 6$ sono spesi dalle aziende in attività collegate a essi (archiviazione, distribuzione, creazione, obsolescenza), è evidente che sono ampie le aree di miglioramento su cui lavorare.
 
Océ aiuta la PA e le aziende a rendere più efficace e aumentare il ROI della comunicazione con gli utenti, a rendere più efficienti i processi interni ed a ottimizzare risorse e costi per la gestione documentale innovando e creando valore per il futuro.
Le aree di miglioramento sono nell'Office con riduzioni dei costi che variano dal 15% al 40%, nei centri stampa che possono diventare centri di innovazione digitale. L'outsourcing dei processi documentali è una soluzione che la divisione Business Services di Océ mette a disposizione delle aziende che vogliono concentrarsi sul core business e allo stesso tempo innovare e migliorare i processi documentali. Infine Océ crea valore per il futuro del pianeta, del mercato, dei suoi clienti e delle proprie persone attraverso una politica ambientale sostenibile. 
 

Competitività e processi documentali nell'ufficio

A partire dagli anni '90 le aziende e la PA hanno continuato ad arricchire gli uffici di strumenti per la produzione documentale con l'obiettivo di incrementare la produttività dei dipendenti, senza però applicare una vera strategia. Oggi con l'aumento delle informazioni disponibili, l'irrompere della digitalizzazione, e ritmi di comunicazione sempre più veloci, è necessari una gestione documentale strutturata, per non perdere il controllo dei processi e per non compromettere competitività e qualità del servizio.
 
Océ ha implementato programmi dedicati all'analisi delle esigenze documentali nelle aziende e negli enti, finalizzate a trovare nuove soluzioni in un'ottica di razionalizzazione e sviluppo. Incrociando le informazioni raccolte sui processi, le tecnologie disponibili e le necessità dell'utenza, è possibile implementare le migliori soluzioni di gestione documentale. In Cassa Forense ad esempio un processo di business è stato innovato attraverso la dematerializzazione dei documenti, migliorando l'efficienza.
Una serie di esperienze effettuate in Italia su clienti con almeno 250 dipendenti come ANAS, Gefran, Burgo e Ministero del Lavoro ci conferma che una razionalizzazione del workflow digitale e cartaceo può aumentare l'efficienza degli utenti, mettere a disposizione nuove funzionalità, a tutto vantaggio della qualità e della semplicità di accesso ai servizi.
 
Ulteriori comportamenti virtuosi, sia in termini di impatto ambientale che in termini di risparmio dei costi, possono essere innescati con adeguate soluzioni software. Una survey Océ ci conferma che negli uffici almeno il 15% dei documenti stampati non viene utilizzato e che l'utilizzo della modalità fornte-retro è molto più ridotto dell'atteso. A partire da questi dati è possibile rivedere i modelli operativi ed i flussi consolidati, per ottenere un risparmio che varia tra il 15 ed il 40%. 

 
Competitività e processi documentali complessi dell'azienda

Nel mondo dei documenti si assiste ad una convergenza tra IT, TLC e media. Questo implica una maggiore interazione tra digitale e cartaceo che non sono più due estremi di un processo fatto di passaggi predefiniti e statici, ma due modalità di fruizione delle informazioni, da utilizzare al meglio a seconda delle specifiche esigenze. Per i centri stampa aziendali, oggi la sfida è quella di diventare dei veri e propri centri servizi documentali digitalizzati, in grado di gestire con competenza tutte le fasi di vita dei documenti (creazione, distribuzione, presentazione e stampa,  archiviazione), per garantire efficienza e tempestività. Anche in questo caso Océ affianca il cliente con un approccio consulenziale per individuare i bisogni e studiare soluzioni che possono essere realizzate insieme a Océ con la libertà di scegliere secondo la logica del "Make" o quella del "Buy".
 
In Roche, ad esempio, il centro stampa tradizionale gestito in outsourcing da Océ ha ampliato la gamma dei servizi che oggi eroga includendo la digitalizzazione, l'archiviazione sostitutiva, la gestione di alcuni servizi generali. Nel caso dell'Assemblea Regionale Siciliana il centro stampa assicura la creazione e la produzione dei documenti just in time, realizza l'archiviazione elettronica dei lavori eseguiti, rende disponibili i servizi di stampa e produzione d'informazioni, direttamente dal desktop dei diversi utenti, eliminando tempi morti ed inefficienze.
Tempi ridotti, alta qualità, personalizzazione, stampa su richiesta, eliminazione dei magazzini, sono solo alcuni dei benefici che una soluzione che un centro servizi (interno o esterno) innovativo può realizzare per la PA, aiutandola a migliorare la comunicazione e l'efficienza. 
 

Il business verde è un valore per il futuro

Avere una politica ambientale sostenibile vuol dire guardare al futuro con una vision che dia l'opportunità alle generazioni future di soddisfare le proprie esigenze. Sviluppare attività e servizi in modo sempre più sostenibile aiuta le organizzazioni ad essere anche più competitive. Uno studio del McKinsey Global Institute del 2007 ha concluso che se si investissero 170 miliardi di dollari all'anno nel mondo per l'efficienza energetica, i profitti aumenterebbero del 17%.
Océ indirizza la sua ricerca verso territori innovativi e "verdi": riduzione dei costi, riduzione degli sprechi, riutilizzo dei materiali, riduzione dei costi di trasporto, maggiore efficienza energetica. Tutti questi elementi si traducono immediatamente in un profitto per l'azienda stessa e per i suoi clienti che utilizzano prodotti più attenti all'ambiente.
 
Océ ha una lunga storia di attenzione all'ambiente, a partire da quando 130 ani fa il suo fondatore trovò un colorante naturale per la margarina, fino a giugno 2008 in cui, unica azienda del settore IT, è entrata a far parte dell'UNEP, il programma delle Nazioni Unite per la protezione ambientale, come riconoscimento per la sua lunga storia di attenzione per l'ambiente.
 
Questo approccio ha spinto Océ verso soluzioni innovative: dal processo di trasferimento Océ CopyPressTM che riduce tutte le emissioni di polveri ed ozono, alla tecnologia Gemini del sistema Océ VarioPrint 6250 che ha le prestazioni migliori nella sua categoria di energia utilizzata per pagina prodotta (45% meno dei prodotti comparabili), al sistema Océ ColorWave 600, tecnologia wide format che utilizza Perle di Toner Gel (TonerPearlsTM) migliorando la qualità e brillantezza della stampa, portando a zero qualsiasi emissione, senza necessità di carte speciali e trattate. 
La strategia Océ per la sostenibilità si trasforma da onere in opportunità, sia per Océ che per il cliente, promuovendo innovazione, comportamenti e prodotti più sostenibili che, grazie a un minor impatto per il pianeta, assicurano valore per il futuro.

Informazioni su Océ

Océ è una multinazionale olandese che ha 130 anni di storia. Leader nel settore del printing e della gestione documentale con oltre 24 mila collaboratori e presenza diretta in più di 30 paesi in tutto il mondo. Nel 2007 il Gruppo Océ ha registrato un fatturato di circa 3.100 milioni di euro.
Con centri di ricerca avanzati ed impianti ad alto tasso tecnologico, Océ sviluppa prodotti e servizi per la riproduzione, presentazione, distribuzione e gestione di documenti.
Materiali di consumo e servizi di Document Processing Outsourcing in house completano l'offerta di servizi e prodotti Océ, più volte segnalati per l'eccellenza in termini di affidabilità, produttività, semplicità d'uso e attenzione per l'ambiente.
Nel mercato italiano Océ è attiva sin dal 1961 e oggi, dopo fusioni ed acquisizioni con importanti realtà produttive, si è consolidata con filiali e centri di assistenza su tutto il territorio nazionale. 

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