Océ Italia presenta un'indagine IDC sulla gestione documentale

Cernusco sul Naviglio, 3 febbraio 2011 - Océ, azienda leader nella stampa e nella gestione documentale, ha presentato i risultati della ricerca condotta da IDC nel corso del 2010 che mette in luce la valenza della gestione documentale nelle imprese italiane in relazione all'attuale scenario economico.

La survey IDC, realizzata su un campione di oltre 150 IT manager/CIO di aziende italiane di dimensione medio grande, ha analizzato diversi aspetti legati al tema della gestione documentale e dell'outsourcing, dal ruolo dell'IT nel processo decisionale agli aspetti organizzativi e i fattori abilitanti e vincoli, con un focus specifico sull'approccio delle imprese nella gestione dei processi documentali.

La percezione nelle aziende italiane

Spesso il peso dei costi di gestione documentale non è percepito dalle aziende in maniera adeguata, e non si coglie la complessità e la trasversalità di questa tematica che impone sfide  non esclusivamente tecnologiche, ma anche strettamente legate ai processi di business, all'infrastruttura IT e all'efficienza organizzativa.
I risultati dell'indagine IDC evidenziano che, nonostante l'intera attività di gestione dei documenti e delle informazioni nelle aziende italiane possa incidere fino al 6%-8% del fatturato, in realtà oggi ben il 70-80% dei dati rilevanti per un'impresa risieda ancora in documenti non strutturati. Emerge inoltre che approcci più efficienti consentirebbero alle aziende risparmi tra il 20% ed il 40% di tali costi e, considerando solo i costi di gestione delle stampe, la messa in opera di un sistema di gestione ottimale dell'ambiente di stampa permetterebbe di generare risparmi variabili tra il 10% e il 40%.

Outsourcing o in house?

Solo il 10% afferma di ricorrere ai servizi di uno o più fornitori esterni, il 29% segnala di avere uno o più centri stampa in-house mentre in oltre il 61% delle aziende intervistate ogni dipartimento o linea di business sono gestiti in autonomia.
L'indagine ci mostra come queste modalità di gestione "decentralizzata" rendano difficile il raggiungimento di obiettivi di riduzione dei costi e ottimizzazione dei processi, oltre ad impedire la corretta applicazione delle guideline aziendali relative, ad esempio, alla gestione del marchio o alla conformità in ambito di sicurezza e l'attenzione all'ambiente. È interessante notare come solo il 6% delle aziende affermi di aver raggiunto un livello ottimale di efficienza della gestione documentale contro un 56% che si dichiara insoddisfatto. Nonostante l'outsourcing sia utilizzato dal 58% delle aziende intervistate, sono poche le aziende che ricorrono a questo strumento per gestire il document management: solo il 7% esternalizza completamente i processi documentali mentre il 23% lo fa solo in parte.

Perché scegliere l'outsourcing

Secondo il campione analizzato, alla base delle scelta di esternalizzazione, ci sono motivazioni fortemente organizzative legate, per esempio, alla necessità di liberare le risorse interne, accedere a esperienze e competenze specifiche ma anche favorire lo scambio tecnologico. Risulta invece meno prioritaria l'esigenza di ridurre i costi di gestione documentale.
A differenza degli altri paesi europei e degli Stati Uniti, in Italia la propensione all'outsourcing nel 2010 è aumentata solo per il 17% degli intervistati, prevale invece la tendenza a fare sinergie interne e a utilizzare servizi di gestione documentale condivisi. In base ai dati IDC, le aziende che utilizzano i servizi di outsourcing hanno mediamente un livello di efficienza superiore rispetto a chi non li utilizza. Non emerge tuttavia un vero e proprio "salto di qualità" in termini di efficienza a causa di altri vincoli interni ed aziendali più generali.

Il valore della partnership

In questo scenario diventa fondamentale elevare il valore della relazione con i partner in un'ottica estesa, con l'obiettivo di cogliere la visione d'insieme del ciclo di vita dei documenti e contribuire a generare vantaggi, non solo in termini economici ma anche di innovazione nel business. "Un'azienda che decide di ricorrere all'outsourcing come leva per il cambiamento non deve cercare un fornitore ma un partner capace di creare valore" commenta Maurizio Ronzoni, Business Unit Manager Business Services di Océ Italia. "Grazie a un'esperienza quasi quindicennale nei servizi in outsourcing, Océ ha consolidato nel tempo partnership di valore con i propri clienti attraverso un approccio fortemente orientato all'innovazione, la sua capacità di ascoltare ed interpretare i processi aziendali, il suo modello d'offerta in-house e le competenze certificate dei suoi esperti".

Océ

Océ è uno dei principali fornitori al mondo per il document management e per i professionisti della stampa. L'ampia offerta Océ include sistemi di stampa e copia per l'ufficio, stampanti digitali produttive ad alta velocità e sistemi di stampa grande formato, sia per documentazione tecnica che a colori per Display Graphics. Océ è anche uno dei più importanti fornitori di Document Management Outsourcing. Molte delle aziende incluse nella graduatoria mondiale Fortune 500 e le più importanti aziende della stampa commerciale sono clienti Océ. L'azienda, fondata a Venlo, in Olanda, nel 1877, oggi è attiva in circa 100 paesi ed impiega più di 20.000 persone nel mondo. Il fatturato totale nel 2010 è stato di 2.7 miliardi di euro. Océ è quotata nell'Euronext ad Amsterdam.

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Nel 2010 Océ è entrata a far parte del Gruppo Canon.

Contatti:

Océ-Italia S.p.A.
Giovanna Nuzzo
giovanna.nuzzo@oce.com
Corporate Communication Manager
Tel. +39 02 92726543